EduSphere – Lern- und Erprobungsplattform

Diese Datenschutzerklärung gilt einheitlich für die unter dem Projekt EduSphere betriebenen Lernplattformen Moodle und ILIAS. Sie wurde auf Grundlage der bereitgestellten Muster-Datenschutzerklärung für ILIAS an die konkrete Projektumgebung angepasst.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit EduSphere sowie den darunter betriebenen Lernplattformen Moodle und ILIAS ist Alexander Odenthal als Betreiber des nichtkommerziellen Projekts.

Betreiber / Verantwortlicher: Alexander Odenthal

Anschrift: Jan-van-Werth Strasse 11a , 41564 Kaarst

E-Mail: dsgvo@lernen-digital.org

Webseite: lernen-digital.org

2. Datenschutzkontakt / Datenschutzbeauftragte Person

Für das Projekt ist derzeit keine gesonderte Person als Datenschutzbeauftragte bzw. Datenschutzbeauftragter benannt. Datenschutzanfragen werden unmittelbar durch den Verantwortlichen Alexander Odenthal bearbeitet.

Datenschutzkontakt: Alexander Odenthal (Verantwortlicher)

Anschrift: siehe Angaben unter Ziffer 1

E-Mail: dsgvo@lernen-digital.org

Datenschutzbezogene Anfragen, Auskunftsersuchen, Widerrufe und sonstige Anliegen können an dsgvo@lernen-digital.org gerichtet werden.

3. Zweck und Charakter der Plattform

EduSphere stellt mit Moodle und ILIAS digitale Lern- und Arbeitsräume für fachliche Bildung, wissenschaftlich orientierte Trainings, Simulationen, Erprobungen und Modellversuche bereit. Der Schwerpunkt liegt insbesondere auf der Entwicklung, Erprobung und Evaluation digital unterstützter Lehr-/Lernangebote im Bildungs- und Gesundheitswesen, einschließlich rettungsdienstlicher und medizinischer Aus-, Fort- und Weiterbildung.

Personenbezogene Daten können insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet werden:

·         Bereitstellung und Administration von Benutzerkonten sowie Zugriffsberechtigungen;

·         Teilnahme an digitalen Kursen, Lernangeboten, Trainings, Simulationen und Modellversuchen;

·         Bereitstellung, Bearbeitung und Erprobung von Lerninhalten, Aufgaben und Tests;

·         Dokumentation von Lernständen und Bearbeitungsfortschritten, soweit dies für das jeweilige Trainings- oder Erprobungsszenario erforderlich ist;

·         Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb freigeschalteter Lern- und Projektbereiche;

·         technischer Betrieb, Fehleranalyse, Systemsicherheit und Missbrauchsprävention;

·         fachliche bzw. wissenschaftlich orientierte Auswertung von Modellversuchen, soweit hierfür erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig.

Eine kommerzielle Nutzung der Plattform oder der erhobenen personenbezogenen Daten findet nicht statt. Insbesondere werden personenbezogene Daten nicht für personalisierte Werbung, Direktmarketing, Adresshandel oder die Erstellung kommerzieller Nutzerprofile verwendet.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Nutzung von EduSphere erfolgt grundsätzlich im Rahmen einer gezielten Freischaltung. Eine öffentliche Selbstregistrierung oder automatische Anmeldung neuer Benutzerkonten ist nicht vorgesehen. Soweit personenbezogene Daten zur Einrichtung und Nutzung eines Benutzerkontos sowie zur Teilnahme an einem freiwilligen Trainings-, Lern- oder Modellprojekt verarbeitet werden, kann die Verarbeitung – abhängig von der konkreten Ausgestaltung – insbesondere auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruhen, wenn die Verarbeitung zur Durchführung eines vereinbarten Nutzungs- oder Teilnahmeverhältnisses erforderlich ist.

Soweit Daten zur Sicherstellung des technischen Betriebs, zur IT-Sicherheit, zur Fehleranalyse oder zur Abwehr von Missbrauch verarbeitet werden, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Das berechtigte Interesse besteht in einem sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb der Plattform.

Für einzelne wissenschaftlich oder institutionell eingebundene Modellversuche können abweichende oder ergänzende Rechtsgrundlagen gelten. In diesem Fall werden die betroffenen Personen vor Beginn des jeweiligen Vorhabens gesondert informiert.

5. Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten

Abhängig von den tatsächlich genutzten Funktionen können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Benutzerkonten werden ausschließlich gezielt angelegt bzw. freigeschaltet. Es gibt keine öffentliche Selbstregistrierung und keine automatische Neuanmeldung. Für ein Benutzerkonto werden mindestens Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse benötigt.

·         Benutzerkennung sowie als erforderliche Stammdaten Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse; weitere Profilangaben sind freiwillig und können durch die Nutzenden selbst ergänzt, geändert oder – soweit die Plattform dies ermöglicht – entfernt werden;

·         freiwillig ergänzte Profilangaben;

·         Zeitpunkt der Anlage bzw. Freischaltung des Benutzerkontos sowie Zeitpunkt der Zustimmung zu Nutzungsbedingungen bzw. Datenschutzhinweisen; eine öffentliche Selbstregistrierung oder automatische Registrierung ist nicht vorgesehen;

·         Kurs-, Gruppen- und Rollenmitgliedschaften sowie zugewiesene Berechtigungen;

·         Bearbeitungsstände, Lernfortschritt, Testergebnisse oder andere im jeweiligen Lern-/Modellversuch erzeugte Daten, soweit die entsprechende Funktion eingesetzt wird;

·         von Nutzenden selbst eingestellte Inhalte, Dateien, Beiträge, Nachrichten oder Arbeitsergebnisse;

·         technische Protokolldaten, insbesondere Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Ressource, HTTP-Status, IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, soweit diese vom System protokolliert werden.

Es sollen nur solche personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Für Trainings und Modellversuche sollen nach Möglichkeit anonymisierte oder pseudonymisierte Daten verwendet werden.

6. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

EduSphere ist nicht dafür vorgesehen, reale Patientenakten, reale Einsatzdokumentationen oder sonstige personenbezogene Gesundheitsdaten realer Patientinnen und Patienten zu speichern. Trainingsfälle und Simulationen sollen mit fiktiven, anonymisierten oder hinreichend pseudonymisierten Daten durchgeführt werden.

Das Einstellen besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO – insbesondere realer Gesundheitsdaten – ist nur zulässig, wenn hierfür im Einzelfall eine eindeutige datenschutzrechtliche Grundlage besteht und der Betreiber dies ausdrücklich freigegeben hat.

7. Empfänger und Zugriff auf personenbezogene Daten

Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten grundsätzlich nur Personen, die diesen Zugriff für Administration, technischen Betrieb oder die Durchführung des jeweiligen Lern-, Trainings- oder Modellprojekts benötigen.

Die Plattformen Moodle und ILIAS werden auf Serverinfrastruktur der IONOS SE mit Serverstandort Deutschland betrieben. Soweit IONOS im Rahmen des Hostings personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet oder auf diese zugreifen kann, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der datenschutzrechtlichen Regelungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Hosting / technischer Dienstleister: IONOS SE, Serverstandort Deutschland.

8. Weitergabe und Drittlandübermittlung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht zu kommerziellen Zwecken an Dritte verkauft, vermietet oder anderweitig vermarktet. Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn sie für den Betrieb oder das konkrete Projekt erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder die betroffene Person eingewilligt hat.

Das eigentliche Hosting von EduSphere erfolgt nach Betreiberangabe auf Servern in Deutschland. Bei der freiwilligen Nutzung oder Einbindung externer Dienste, insbesondere YouTube, Vimeo, Google Fonts oder Analyse-/Trackingdiensten, kann jedoch eine Verarbeitung durch externe Anbieter und – abhängig vom jeweiligen Dienst – auch eine Übermittlung in Drittländer nicht ausgeschlossen werden. Solche Dienste sollen nur eingesetzt werden, wenn die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind und, soweit erforderlich, zuvor eine Einwilligung eingeholt wurde.

Einzelheiten zu tatsächlich aktivierten externen Diensten ergeben sich aus Ziffer 11 dieser Datenschutzerklärung bzw. aus einem gegebenenfalls eingesetzten Einwilligungs-/Consent-System.

9. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Da EduSphere als nichtkommerzielle Übungs-, Trainings-, Entwicklungs- und Modellplattform betrieben wird und grundsätzlich keine dauerhafte Prüfungs- oder Bildungsdokumentation bezweckt, werden personenbezogene Nutzungs- und Lerndaten möglichst frühzeitig gelöscht oder anonymisiert.

Für den regulären Betrieb gelten grundsätzlich folgende Löschfristen:

·         Technische Server-, Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle werden grundsätzlich nach 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert, soweit sie nicht im Einzelfall zur Aufklärung einer technischen Störung, eines Sicherheitsvorfalls oder eines Missbrauchs länger benötigt werden.

·         Sitzungsdaten und sonstige lediglich temporär benötigte technische Daten werden nach Ende der jeweiligen Sitzung bzw. entsprechend der technischen Systemkonfiguration automatisch gelöscht.

·         Personenbezogene Lernfortschritts- und Aktivitätsdaten, Test- und Übungsergebnisse, Kurs- und Gruppenmitgliedschaften sowie im Rahmen eines Trainings oder Modellversuchs erzeugte Beiträge, Abgaben und Trainingsdateien werden grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Ende des jeweiligen Trainings, Kurses oder Modellversuchs gelöscht oder anonymisiert.

·         Benutzerkonten werden grundsätzlich nach zwölf Monaten ohne Aktivität gelöscht oder anonymisiert, sofern das Konto nicht weiterhin für ein laufendes oder konkret geplantes Trainings-, Lern- oder Modellprojekt benötigt wird. Freiwillige Profilangaben werden zusammen mit dem Benutzerkonto gelöscht.

Soweit für einen konkreten Modellversuch aus fachlichen oder wissenschaftlich orientierten Gründen eine abweichende Speicherdauer erforderlich ist, werden die Teilnehmenden vor Beginn des jeweiligen Vorhabens gesondert über die betreffende Speicherdauer informiert.

Für Auswertungszwecke sollen personenbezogene Daten möglichst frühzeitig anonymisiert oder – soweit eine Anonymisierung noch nicht möglich oder zweckmäßig ist – pseudonymisiert werden. Vollständig anonymisierte Daten, bei denen ein Personenbezug nicht mehr hergestellt werden kann, können über die vorgenannten Löschfristen hinaus für wissenschaftlich orientierte, didaktische und projektbezogene Auswertungen sowie zur Weiterentwicklung von Trainings- und Modellkonzepten verwendet werden.

Daten, die zum Zeitpunkt einer Löschung noch in technischen Sicherungskopien enthalten sind, werden nicht erneut für den regulären Plattformbetrieb verarbeitet. Sie werden im Rahmen des festgelegten Sicherungs- und Überschreibungszyklus der Backups gelöscht bzw. überschrieben.

10. Cookies und technisch notwendige Sitzungsdaten

Für Anmeldung, Sitzungssteuerung und die sichere Nutzung der Lernplattform können technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien eingesetzt werden. Diese dienen insbesondere dazu, eine Sitzung einem angemeldeten Benutzerkonto zuzuordnen und grundlegende Plattformfunktionen bereitzustellen.

Nicht erforderliche Tracking-, Marketing- oder Werbe-Cookies sind im Rahmen des nichtkommerziellen Projektbetriebs nicht vorgesehen. Sollten zukünftig zusätzliche Dienste eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt und – soweit erforderlich – eine Einwilligung eingeholt.

11. Externe Medien, Schriftarten sowie Analyse- und Trackingdienste

EduSphere kann in Moodle und ILIAS externe Inhalte oder Dienste einbinden. Externe Inhalte werden nach Möglichkeit datenschutzfreundlich konfiguriert. Soweit durch das Laden eines externen Dienstes personenbezogene Daten an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden können und keine andere Rechtsgrundlage greift, soll die Aktivierung erst nach einer entsprechenden Einwilligung erfolgen.

YouTube

In Lerninhalten können Videos der Plattform YouTube eingebunden oder verlinkt werden. Bei einer direkten Einbettung kann technisch eine Verbindung zu Diensten von Google/YouTube hergestellt werden. Soweit möglich, soll für eingebettete YouTube-Videos der erweiterte Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com) verwendet werden. Auch dabei können beim Aufruf bzw. bei der Wiedergabe technische Daten an YouTube übertragen werden. Ist eine Einwilligung erforderlich, wird das Video erst nach deren Erteilung geladen.

Vimeo

In Lerninhalten können Videos von Vimeo eingebunden oder verlinkt werden. Beim Laden eines eingebetteten Vimeo-Players kann eine Verbindung zu Vimeo hergestellt werden und es können technische Nutzungsdaten übermittelt werden. Soweit technisch sinnvoll, sollen datenschutzfreundliche Player-Einstellungen, insbesondere verfügbare Do-Not-Track-Optionen, genutzt werden. Ist eine Einwilligung erforderlich, wird der externe Inhalt erst nach deren Erteilung geladen.

Google Fonts und externe Schriftarten

Für die Darstellung der Plattform können Schriftarten eingesetzt werden. Bevorzugt werden lokal auf dem EduSphere-Server bereitgestellte Schriftdateien, sodass beim Seitenaufruf keine Verbindung zu externen Schriftanbieter-Servern erforderlich ist. Sollten Schriftarten ausnahmsweise dynamisch von einem externen Anbieter, beispielsweise Google Fonts, geladen werden, wird dies datenschutzrechtlich gesondert berücksichtigt und – soweit erforderlich – von einer vorherigen Einwilligung abhängig gemacht.

Analyse- und Trackingdienste

EduSphere dient nicht der kommerziellen Nutzeranalyse, Werbung oder Vermarktung. Analyse- oder Trackingdienste werden daher nicht zu Werbe-, Marketing- oder Profilingzwecken eingesetzt. Sollten für einen wissenschaftlich orientierten Modellversuch oder für die technische Qualitätsverbesserung Analysefunktionen erforderlich werden, werden diese möglichst datensparsam, anonymisiert oder pseudonymisiert eingesetzt. Nicht technisch notwendige Analyse-/Trackingdienste werden, soweit rechtlich erforderlich, erst nach Einwilligung aktiviert. Die konkrete eingesetzte Lösung und deren Zweck werden in dieser Datenschutzerklärung oder im Consent-System benannt.

12. Wissenschaftlich orientierte Trainings und Modellversuche

Bei einzelnen Modellversuchen können Nutzungs-, Lern- oder Interaktionsdaten ausgewertet werden, um Funktionen, didaktische Konzepte, Trainingsabläufe oder technische Lösungen zu erproben und weiterzuentwickeln. Eine solche Auswertung dient ausschließlich dem Projekt-, Trainings-, Entwicklungs- oder wissenschaftlich orientierten Erprobungszweck und nicht der kommerziellen Verwertung personenbezogener Nutzerprofile.

Soweit möglich, werden Auswertungen anonymisiert oder pseudonymisiert durchgeführt. Ergebnisse sollen nur in einer Form veröffentlicht oder weitergegeben werden, die keinen Rückschluss auf einzelne Personen zulässt. Sofern ein konkreter Modellversuch darüber hinausgehende Datenverarbeitungen erfordert, werden die Teilnehmenden vorab gesondert über Zweck, Umfang, Rechtsgrundlage und Speicherdauer informiert.

13. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung gemäß Art. 22 DSGVO findet im regulären Betrieb von EduSphere nicht statt. Ebenso findet kein kommerzielles Profiling statt.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

·         Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO);

·         Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);

·         Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO);

·         Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);

·         Datenübertragbarkeit, soweit die Voraussetzungen vorliegen (Art. 20 DSGVO);

·         Widerspruch gegen eine Verarbeitung, soweit Art. 21 DSGVO anwendbar ist;

·         Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgt ist.

15. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Für Nordrhein-Westfalen ist grundsätzlich erreichbar:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)

Kavalleriestraße 2–4

40213 Düsseldorf

Telefon: 0211 38424-0

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

16. Datensicherheit

Der Betreiber trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff und sonstigen Risiken zu schützen. Dazu gehören – abhängig von der technischen Umgebung – insbesondere Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Berechtigungen, verschlüsselte Datenübertragung, regelmäßige Aktualisierungen sowie Datensicherungen.

17. Gültigkeit und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 13. September 2026. Sie wird angepasst, wenn sich die technische Ausgestaltung von EduSphere, eingesetzte Dienste, Verarbeitungszwecke oder die maßgeblichen rechtlichen Rahmenbedingungen ändern.

Maßgeblich ist die jeweils auf EduSphere veröffentlichte Fassung. Bei wesentlichen Änderungen, die die Rechte oder Pflichten der Nutzenden betreffen, erfolgt eine angemessene Information.

Hinweis zur Fertigstellung

Vor Veröffentlichung ist noch die vollständige Anschrift des Verantwortlichen einzutragen. Außerdem sollte technisch geprüft werden, welche externen Dienste in Moodle und ILIAS tatsächlich aktiviert sind. Nur tatsächlich eingesetzte Dienste sollten in der veröffentlichten Fassung als aktiv dargestellt werden. Diese Vorlage ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung.